Obligațiile angajatorilor față de salariații lor sunt extrem de numeroase: de dinainte de momentul încheierii contractului și până la terminarea acestuia, de la cele de dreptul muncii, la cele fiscale, de sănătate și securitate în muncă, inclusiv de protecție contra discriminării ori hărțuirii la birou. Pentru angajator este esențial să rețină că acolo unde legea nu permite o derogare de la dreptul stabilit unui angajat, nu există posibilitatea de a se tocmi pe lângă lege cu cel pe care-l plătește. De multe ori, legile prevăd sancțiuni cu multe zerouri pentru angajatorii care nu respectă normele în vigoare.
Întocmirea documentelor de relații de muncă și transmiterea în Revisal a contractului
În primul rând, contractul individual de muncă (împreună cu actele adiționale aferente). Lipsa unui contract echivalează cu munca la negru (muncă nedeclarată, potrivit Codului muncii). Sancțiunea pentru lipsa unui contract este de 20.000 de lei/persoană (munca nedeclarată cuprinde însă mai multe situații, nu doar lipsa unui contract – sunt descrise aici). Apropo de contract, anumite clauze nu pot fi înscrise în acesta – în principal, cele care restrâng anumite drepturi oferite prin lege salariatului (detalii, în acest material).
Pe lângă contract, mai trebuie întocmite și fișa postului, informarea anterioară angajării, iar, în funcție de specificul de activitate (deplasări în străinătate, detașări, ore suplimentare, ore de noapte etc.), se mai pot adăuga și alte documente de întocmit.
Transmiterea în Revisal a contractului de muncă trebuie făcută cel târziu în ziua precedentă începerii munci și este obligatorie. Registrul cuprinde următoarele informații: elementele de identificare ale angajaților, data angajării, perioada detașării și denumirea angajatorului la care se face detașarea, funcția conform Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, tipul contractului individual de muncă, durata normală a timpului de muncă și repartizarea acestuia, salariul de bază lunar brut și sporurile, perioada și cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, data încetării contractului individual de muncă ș.a.
Examenul medical la angajare și tot ce ține de medicina muncii
Angajatorul este cel responsabil să asigure condițiile de sănătate în muncă, iar prima sa obligație față de angajat începe chiar de la momentul angajării, când trebuie să se asigure că acesta este apt să facă munca pentru care e contractat – fie că e pe perioadă nedeterminată, fie determinată. Un contract de muncă este valabil încheiat numai în baza unui certificat medical care să ateste că noul salariat e apt să presteze muncă la acel angajator.
Este însă obligația angajatorului să se preocupe de tot ceea ce ține de medicina muncii pentru salariații săi.
Responsabilitățile de sănătate și securitate în muncă
Angajatorul este responsabil de sănătatea și securitatea salariaților săi pe toată durata programului de muncă al acestora. În sarcina sa cade și luarea de măsuri pentru prevenirea și protecția la riscurile profesionale, acordarea de prim ajutor, stingerea incendiilor, evacuarea lucrătorilor etc. Fiecare angajat al firmei trebuie să aibă o fișă de instruire individuală pentru SSM – documentul trebuie păstrat la firmă pe toată durata relației de muncă dintre părți. Instruirea se face, înainte de toate, la momentul angajării, dar sunt situații în care ea se impune și în alte momente ale derulării unui contract individual de muncă.
Conform normelor Legii SSM, instruirea angajaților se face în trei mari etape: instruirea introductiv-generală, instruirea la locul de muncă și, în fine, instruirea periodică.
În cazurile în care nu se iau sau nu se respectă măsurile legale ce țin de domeniul securității și sănătății în muncă (SSM), în acest fel fiind creat un pericol iminent de accidentare sau îmbolnăvire, companiile riscă amenzi penale care pot ajunge până la 1,2 milioane de lei. Amenzile contravenționale pornesc de la 2.000 de lei, însă pot ajunge chiar și până la 10.000 de lei.
Întocmirea unui regulament intern
Regulamentul intern este un document pe care angajatorii sunt obligați să-l întocmească la scurt timp după ce-și încep activitatea. Acesta conține, în mare, informații despre drepturile și obligațiile firmei și ale salariaților, abaterile ce pot fi sancționate disciplinar sau procedura de evaluare pentru concediere. Însă există și modificări legislative recente care implică adăugiri la structura de bază a regulamentului intern.
Regulamentul intern trebuie afișat la sediul angajatorului, însă ideea este că fiecare salariat trebuie să fie informat despre prevederile documentului, pentru ca acesta să producă efecte. Codul muncii prevede o listă cu chestiuni obligatorii care trebuie să se regăsească în regulament, însă angajatorii vor observa uneori că sunt și alte legi care impun stabilirea unor chestiuni în regulamentul intern al firmei. Prin urmare, nu ar trebui să se raporteze doar la Codul muncii pentru conținutul său, ci și la legi speciale ce prevăd chestiuni de muncă.
Uneori, demararea procedurii pentru încheierea unui contract colectiv de muncă e obligatorie
Atunci când o societate are minimum 21 de angajați, este obligată de lege să demareze procedura de negociere și încheiere a contractului colectiv de muncă. Această procedură se poate finaliza cu sau fără semnarea contractului, dar demararea ei este obligatorie.
Plata taxelor salariale
Este imposibil să epuizăm în câteva rânduri înșiruirea, în mare, a obligațiilor fiscale ale unei firme, dar o să ne referim la una dintre “reginele” obligațiilor fiscale ale firmelor cu angajați: plata taxelor salariale ale angajaților și depunerea la timp a formularului 112 (până la data de 25 a lunii următoare celei în care se plătesc veniturile salariale), folosit în acest scop. Pentru contractele de muncă, mai exact, pentru veniturile salariale angajatorii și angajații plătesc împreună trei contribuții sociale: două sunt datorate de angajat, mai exact, contribuția la pensie și cea la sănătate, iar a treia, contribuția asiguratorie de muncă, e datorată de angajator.
Evidența orelor de muncă
Este obligatorie în toate cazurile, conform legislației muncii. Evidențele nu trebuie să aibă neapărat o formă sau alta, cum arată ele fiind o chestiune lăsat la latitudinea firmelor. Important e să fie suficient de detaliate. Detalierea lor trebuie să includă neapărat ora de începere și ora de finalizare a muncii. Cei care nu țin pontaje riscă să fie amendați cu sume cuprinse între 1.500 și 3.000 de lei.
Orice sancțiune aplicată salariatului trebuie să aibă premise corecte și legale (cercetările disciplinare)
Exceptând mustrarea, toate celelate sancțiuni disciplinare ce pot fi aplicate, conform legii, angajatului necesită o cercetare disciplinară făcută în spiritul legii (un ghid al cercetării disciplinare puteți consulta aici). O procedură de cercetare disciplinară în acord cu legislația muncii presupune convocarea obligatorie a salariatului la audiere în fața comisiei de cercetare și audierea lui efectivă – exceptând situația când nu vrea să se prezinte nicicum. În cadrul audierii, legislația îi recunoaște dreptul de a-și susține apărarea cu probele pe care le consideră mai bune, are dreptul la un reprezentant și nu numai. O procedură de cercetare exclusiv în scris nu întrunește condițiile prescrise de lege.
Respectarea dreptului la concediu de odihnă
Toți salariații au dreptul, în fiecare an, la un concediu de odihnă plătit de angajator. Durata minimă a concediului de odihnă anual este de 20 de zile lucrătoare, dar salariații și angajatorul pot stabili o durată mai mare în contractul individual de muncă. Restrângerea numărului de zile de concediu anual, sub minimul de 20 este complet interzisă de Codul muncii. Dacă a trecut anul și salariatul nu și-a luat toate zilele la care avea dreptul, el le mai poate cere și anul viitor – mai exact, angajatorul trebuie să acorde zilele de concediu de odihnă rămase din anul trecut într-o perioadă de 18 luni.
Există companii unde programarea concediilor de odihnă este o regulă, iar legislația le dă dreptul angajatorilor să poarte discuții cu salariații pentru a programa concediile dinainte. Dacă s-au făcut astfel de programări, atunci acordarea concediului în afara lor poate fi refuzată.
Concediile pentru părinți și acordarea zilelor libere legale
Vorbim aici de zile sau de perioade de timp mai lungi la care salariații, la modul general, sau cei care sunt ori urmează să devină părinți au dreptul, potrivit legii. Pe de o parte, Codul muncii stabilește o listă de libere legale pe care angajatorii sunt obligați să le acorde salariaților. Apoi, legi speciale le oferă părinților dreptul la diferite concedii ori zile libere în legătură cu copiii lor: concediile de creștere, de maternitate, pentru îngrijirea copiilor bolnavi ș.a.
Politici de nediscriminare și prevenirea hărțuirii la locul de muncă
Discriminarea la locul de muncă poate fi sancționată cu amenzi serioase. Angajatorii sunt obligați să ofere șanse și condiții egale pentru orice salariat, iar o concediere pe criterii etnice, sexuale ori rasiale, de exemplu, poate aduce amenzi de la 1.000 la 100.000 de lei. Interdicția la discriminare se aplică atunci când vine vorba de: încheierea, suspendarea, modificarea sau încetarea raportului de muncă, stabilirea și modificarea atribuțiilor de serviciu, a locului de muncă sau a salariului, aplicarea măsurilor disciplinare ș.a.
De asemenea, angajatorii sunt obligați să întocmească o politică internă privind hărțuirea la locul de muncă. Angajatorii trebuie să aibă în vedere cum pot fi sancționați de inspectorii de muncă atunci când tolerează și nu iau măsuri să corecteze astfel de întâmplări, dar și faptul că imaginea firmei poate avea mult de suferit dacă nu se face nimic pentru a preveni și sancționa intern faptel (principalele aspecte de reținut în privința hărțuirii la locul de muncă sunt tratate aici).
